Rapat Bisnis

Pada umumnya rapat (meeting) menjadi salah satu alat media komunikasi dan koordinasi yang digunakan dalam suatu organisasi bisnis maupun non bisnis untuk membahas atau mendiskusikan suatu topic tertentu. Dalam prakteknya, rapat seringkali berjalan tidak efektif bahkan terkesan membuang-buang waktu dan berjalan tanpa tujuan yang jelas. Oleh karena itu, rapat yang baik perlu dipersiapkan dan dikelola dengan baik, sehingga dapat berjalan efektif sesuai dengan tujuan yang dikehendaki.

Dalam bab ini akan dibahas berbagai hal yang berkaitan dengan bagaimana melakukan rapat secara efektif (effective meeting) dalam dunia bisnis. Pembahasan dalam bab ini dimulai dengan pengertian rapat bisnis, perbedaan rapat bisnis dengan rapat non bisnis, tujuan rapat, bagaimana merencanakan rapat, malaksanakan rapat, dan menindaklanjuti rapat bisnis.

Pengertian Rapat Bisnis #

Rapat bisnis (business meeting) dapat didefinisikan sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.

Pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan apakah di dalam atau di luar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan factor finansial (dana) pendukungnya.

Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Nonbisnis #

Faktor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat nonbisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuah pertemuan. Rapat bisnis tentu orientasi atau tujuannya adalah bisnis. Sementara itu, rapat nonbisnis orientasi atau tujuan penyelenggaraanya bukan berorientasi pada bisnis, misalnya untuk tujuan social kemasyarakatan, peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Dilihat dari sisi formalitasnya, rapat nonbisnis sifatnya adalah formal dan tidak formal.

Tujuan Rapat #

Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan, antara lain:

• Berbagi informasi
• Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
• Evaluasi ide/gagasan
• Pengambilan keputusan
• Membuat dokumen
• Memotivasi peserta

Dalam konteks bisnis, penyelenggaraan rapat bisnis tidak harus mencakup keenam tujuan tersebut. Rapat bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta rapat, diikuti dengan sesi tanya jawab. Namun, bisa saja sebuah rapat bisnis dimaksudkan untuk menginformasikan sesuatu kepada peserta, melakukan penjajakan ide, mengevaluasi ide yang ada, dan akhirnya mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan.

Jenis – Jenis Rapat #

Olivier Serrat dalam Conducting Effective Meetings mengelompokkan rapat ke dalam lima jenis, antara lain: pengarahan (briefing), rapat konsultasi (advisory meeting), rapat komite (committee meeting), rapat dewan (council meeting), dan negosiasi (negotiation).

Perencanaan Rapat Bisnis #

Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik, khususnya bagi Anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapat bisnis, yaitu undangan, waktu dan tempat, berapa lama waktu rapat bisnis, pembawa acara, ketua panitia penyelenggara, jumlah peserta, peserta yang diundang, orang yang membuka dan menutup rapat bisnis, narasumber, alokasi waktu untuk narasumber, waktu istirahat, presensi peserta, akomodasi,sound system, computer portable, LCD Projector dan Flip Charts, dan Fasilitas pendukung lainnya.

Pelaksanaan Rapat Bisnis #

Efektivitas sebuah rapat bisa ditentukan oleh tiga komponen penting, yaitu kesiapan panitia penyelenggara dalam mempersiapkan segala sesuatunya, kesiapan narasumber dalam mempersiapkan materi yang akan disampaikan, dan kehadiran serta ke aktifan peserta dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis tersebut.

Salah satu fasilitas pendukung yang perlu dipersiapkan panitia penyelenggara rapat bisnis adalah pengaturan posisi tempat duduk (layout) yang nyaman dan memungkinkan innteraksi yang baik antara pimpinan dan peserta rapat bisnis. Menurut Dobson, ada beberapa pengaturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk penyelenggaraan rapat bisnis, antara lain: boardroom style (gaya persegi empat), U shape style (bentuk huruf U), classroom style (gaya ruang kelas) dan circular style (gaya melingkar).

Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain, seperti chevron style, modified style, semi-circular style dan cluster style.

Tindak Lanjut Rapat Bisnis #

Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya didokumentasikan dengan baik, terutama hasil kesepakatan selama pembahasan topic, sesuai dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama. Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para narasumber, catatan hasil diskusi tanya-jawab selama rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang berbentuk rekaman audio-visual.

Tim perumus yang telah disepakati dalam pelaksanaan rapat bisnis tersebut perlu menindaklanjuti apa pun yang telah dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai. Selanjutnya, begitu rapat bisnis dinyatakan selesai, tim perumus segera melakukan kompilasi semua bahan selama rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual. Dalam hal ini, tim perumus perlu melibatkan berbagai pihak untuk menghasilkan dokumen penting hasil rapat bisnis tersebut. Selanjutnya, secara formal pihak-pihak yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan rapat bisnis tersebut membubuhkan tanda tangan dan menyerahkannya ke pimpinan perusahaan untuk menjadi dokumen penting yang harus ditindaklanjuti di kemudian hari.

Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis. Hal ini karena mereka terlibat secara aktif bahkan menjadi sponsor penting dalam rapat bisnis tersebut.

Jika ada kesalahan penulisan, salah ketik, atau juga kurang tepat dalam penulisannya, beritahu kami melalui komentar atau jika berkenan untuk menghubungi kami melalui halaman contact.